Termine
| Datum | Regelung | Bedeutung für den Betrieb |
|---|---|---|
| 01.10.2025 | Version 21 gilt | Seit dem 01.01.2026 nehmen die Annahmestellen nur noch Version 21 an. Laufende Abrechnungen verwenden Version 21. |
| 01.02.2027 | Version 22 tritt in Kraft | Dateien, die ab diesem Tag erstellt werden, dürfen Version 22 haben. Version 21 wird weiter angenommen. |
| 30.04.2027 | Ende der Übergangsfrist | Letzter Tag, an dem eine Datei in Version 21 erstellt werden darf. |
| 01.05.2027 | nur noch Version 22 | Die Datenannahmestellen weisen Dateien in Version 21 ab, auch wenn die Rechnungen ältere Versorgungen betreffen. |
Das Erstelldatum steht im Kopfsegment UNB der Nutzdatendatei und im Feld
DATUM_ERSTELLUNG der Auftragsdatei. Rechnungsdatum und Versorgungsdatum spielen für die
Version keine Rolle.
Eine Sammelrechnung von Ende April enthält meist Versorgungen aus Februar und März. Wird die Datei dazu erst am 01.05.2027 erstellt, muss sie Version 22 haben. Wer erst zum Ende der Übergangsfrist umstellt, stellt also mitten in einem laufenden Abrechnungslauf um. Planbar ist die Umstellung zum Beginn der Übergangsfrist.
Eine abgewiesene Datei verzögert die Zahlung. Die Krankenkasse zahlt erst, wenn eine angenommene Abrechnung vorliegt. Die Zahlungsfrist von 4 Wochen läuft erst ab Eingang der vollständigen Unterlagen, also Daten und Belege, soweit der Vertrag nichts anderes sagt.
Zuständigkeit für die Umstellung
Die Abrechnungsdatei entsteht je nach Abrechnungsweg an einer anderen Stelle:
| Abrechnungsweg | Erzeugung der Datei | Zu klären |
|---|---|---|
| Abrechnungszentrum | Der Betrieb liefert die Abrechnungsdaten in einem vereinbarten Format an, häufig als CSV über SFTP. Das Abrechnungszentrum erzeugt daraus die Datei nach § 302. | Ändert sich das Anlieferformat, und ab wann? |
| Direktabrechnung | Die Branchensoftware erzeugt die Datei und übermittelt sie an die Datenannahmestelle. | Ab welcher Programmversion und ab welchem Tag entsteht Version 22? |
In beiden Fällen setzt der Dienstleister oder Softwareanbieter die Technik um. Die Termine rechtzeitig klären muss der Betrieb.
Aufbau des Dateipaars
Eine Abrechnung nach § 302 besteht aus zwei Dateien: der Auftragsdatei mit den Angaben zur Übermittlung und der Nutzdatendatei mit den Abrechnungsdaten im EDIFACT-Format. EDIFACT ist ein Textformat aus Segmenten; jedes Segment beginnt mit einem Namen aus drei Buchstaben.
Auftragsdatei
Die Auftragsdatei hat genau 348 Zeichen mit festen Feldpositionen (Anlage 2 der Gemeinsamen Grundsätze Technik, gültig ab 01.01.2025). Wichtige Felder:
| Feld | Stellen | Inhalt |
|---|---|---|
IDENTIFIKATOR | 1–6 | 500000 |
VERSION | 7–8 | 01 |
VERFAHREN_KENNUNG | 20–24 | ESOL0 Echtdaten, TSOL0 Testdaten |
ABSENDER_EIGNER | 33–47 | Institutionskennzeichen (IK) des Leistungserbringers |
EMPFAENGER_NUTZER | 63–77 | IK der Datenannahmestelle |
DATEINAME | 105–115 | logischer Name der Nutzdatendatei |
DATUM_ERSTELLUNG | 116–129 | JJJJMMTThhmmss; entscheidet über die Version |
DATEIGROESSE_NUTZDATEN | 179–190 | Größe der Nutzdatendatei in Byte |
ZEICHENSATZ | 203–204 | I1 = ISO 8859-1 |
| Verschlüsselung und Signatur | 207–210 | je 03 = PKCS#7 |
Der logische Dateiname lautet SL, dann die Stellen 3 bis 8 Ihres IK, dann S
(Sie rechnen selbst ab) oder A (Abrechnungsstelle), dann der zweistellige Abrechnungsmonat.
Der Name der Datei selbst ist zum Beispiel ESOL0001: E für Echtdaten oder
T für Testdaten, dann SOL0 und eine dreistellige Transfernummer.
Nutzdatendatei
Die Nutzdatendatei verwendet die Syntax UNOC:3. Der Doppelpunkt trennt Teile eines
Datenelements, das Pluszeichen trennt Datenelemente, das Komma ist das Dezimalzeichen, das Fragezeichen
hebt ein Trennzeichen auf, und das Apostroph beendet ein Segment.
| Segment | Inhalt |
|---|---|
UNB | Kopf der Datei: IK des Absenders, IK der Annahmestelle mit Entschlüsselungsbefugnis, Erstelldatum, Dateiname, Kennzeichen für Test- oder Echtdaten |
UNH SLGA:22:0:0 | Gesamtaufstellung der Abrechnung mit FKT, REC, UST, SKO, GES, NAM; in Version 21 SLGA:21:0:0 |
UNH SLLA:22:0:0 | Abrechnungsfälle mit FKT und REC; in Version 21 SLLA:21:0:0 |
INV, NAD, IMG | je Fall: Beleg, versicherte Person, Bildbeleg |
EVO | ID der elektronischen Verordnung, mindestens 22 Stellen, höchstens einmal je Fall (seit Version 20) |
HIL | je Hilfsmittel eines, mit eigener Identifikationsnummer |
EHI | je Position: Leistungserbringergruppenschlüssel, Positionsnummer, Menge, Einzelbetrag, Datum, Kennzeichen Hilfsmittel |
TXT, MWS | Text zur Position, Mehrwertsteuer |
ZUH | Zuzahlung und Eigenanteil je Hilfsmittel |
MEH | Mehrkosten je Hilfsmittel, genau einmal, sonst 0,00 |
ZHI | Verordnung: Betriebsstättennummer, Arztnummer, Verordnungsdatum, Zuzahlungskennzeichen |
DIA, SKZ | Diagnose; Genehmigung mit Kennzeichen, Datum und Art |
BES | Summen des Falls |
UNT, UNZ | Ende der Nachricht, Ende der Datei |
Die Version steht im Kopf jeder Nachricht (UNH). Für Hilfsmittel ändert Version 22 in
der Anlage 1 nur die Versionsnummer; die neuen Felder betreffen Hebammen. Das Segment
EVO für die ID der elektronischen Verordnung gibt es schon seit Version 20 (2023), auch in
Version 21. Hilfsmittelerbringer müssen elektronische Verordnungen ab dem 01.07.2027
verarbeiten (eVerordnung und TI-Pflicht). Alle Änderungen an
Segmenten, Feldern und Schlüsseln stehen in der Technischen Anlage 1 und in den
Schlüsselverzeichnissen der Anlage 3.
Fragen an Abrechnungszentrum und Softwareanbieter
- Ab welchem Tag entstehen Dateien in Version 22? Sie brauchen einen konkreten Termin. Maßgeblich ist der Tag, an dem die Datei erstellt wird.
- Ändert sich das Anlieferformat? Falls ja: welche Felder, und ab wann liegt die Beschreibung vor? Ein neues Pflichtfeld muss schon bei der Erfassung der Versorgung gefüllt werden.
- Gibt es einen Testlauf mit der Datenannahmestelle? Vor dem Echtbetrieb sehen die Regeln Testdateien vor. Sie vermeiden Abweisungen im ersten Abrechnungslauf. AOK, Ersatzkassen, Knappschaft und SVLFG verlangen keine Anmeldung.
- Wie werden Nachberechnungen und Stornierungen behandelt, die Abrechnungen in Version 21 betreffen und nach dem 30.04.2027 anfallen? Das Korrekturverfahren der Technischen Anlage gilt nicht für Hilfsmittel. Storno und neue Rechnung laufen nach Absprache mit der Kasse, und jede neue Datei ab dem 01.05.2027 muss Version 22 haben.
Halten Sie die Antworten mit Datum und Ansprechpartner fest.
Übertragungsweg, Zertifikat und Kostenträgerdatei
- Übertragungsweg. Die Version ist unabhängig vom Weg. Üblich ist E-Mail; die Kostenträgerdatei nennt je Annahmestelle auch FTAM oder KIM.
- Zertifikat. Die Datei wird verschlüsselt und signiert, mit einem Zertifikat des ITSG-Trust-Centers auf das IK des Betriebs. Zertifikate, die seit dem 02.01.2026 ausgestellt werden, gelten nur ein Jahr. Der Antrag läuft elektronisch und dauert meist 3 bis 4 Werktage; beim ersten Antrag kommt zusätzlich ein Freischaltcode per Post. Mehr dazu: ITSG-Zertifikat beantragen.
- Kostenträgerdatei. Die zuständige Datenannahmestelle je Krankenkasse steht in der Kostenträgerdatei. Sie wird jedes Quartal neu veröffentlicht; maßgeblich ist der gültige Stand. Ab dem 01.02.2027 gilt ihre Struktur in Version 10. Siehe Datenannahmestelle finden und Aufbau der Kostenträgerdatei.
- Belege auf Papier. Verordnungen und andere Urbelege gehen an die Belegannahmestelle aus der Kostenträgerdatei, nicht an die Datenannahmestelle.
- Papier statt Daten. Wer aus eigenem Verschulden nicht elektronisch abrechnet, dem darf die Kasse bis zu 5 % des Rechnungsbetrags kürzen (§ 303 Abs. 3 SGB V).
- Erfahrungen aus der letzten Umstellung. Version 21 gilt seit dem 01.10.2025. Unterlagen aus dieser Umstellung sind eine gute Grundlage für die Planung.
Häufige Fragen
- Ab wann darf ich nur noch Version 22 senden?
- Für jede Datei, die ab dem 01.05.2027 erstellt wird. Vom 01.02. bis 30.04.2027 sind beide Versionen erlaubt, davor nur Version 21.
- Zählt das Rechnungsdatum oder das Erstelldatum der Datei?
- Das Erstelldatum der Datei im Kopfsegment UNB. Eine Rechnung vom April, deren Datei am 02.05.2027 entsteht, muss Version 22 haben.
- Ändern sich auch die Schlüsselverzeichnisse?
- Ja. Anlage 3 mit den Schlüsselverzeichnissen liegt in Version 22 vor, Stand 23.09.2026, anzuwenden ab dem 01.02.2027, mit derselben Übergangsfrist bis 30.04.2027.
- Muss ich etwas tun, wenn ein Abrechnungszentrum für mich abrechnet?
- Das Zentrum erzeugt die Datei, das erlaubt § 302 Abs. 2 SGB V. Zu klären bleibt, ob sich Ihr Anlieferformat ändert und ab wann.
- Wo stehen die Technischen Anlagen?
- Auf gkv-datenaustausch.de im Bereich der sonstigen Leistungserbringer. Anlage 1 in Version 22 trägt den Stand 21.05.2026, Anlage 3 in Version 22 den Stand 23.09.2026.
Rechtsgrundlagen
- § 302 SGB V: Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer im Wege elektronischer Datenübertragung. § 303 Abs. 3 SGB V: Kürzung bis 5 % bei Abrechnung auf Papier aus Verschulden des Leistungserbringers.
- Technische Anlage zu den Richtlinien nach § 302 SGB V, Anlage 1 (Datensatzbeschreibung): Version 21, Stand 15.01.2026, gültig seit 01.10.2025, allein gültig seit 01.01.2026, bis 30.04.2027; Version 22, Stand 21.05.2026, ab 01.02.2027. Abschnitt 5.5.1: Version nach Erstelldatum der Datei aus dem UNB. Abschnitt 0 (Historie): Segment EVO eingefügt in Version 20 am 03.08.2023. Abschnitt 7.1: Korrekturverfahren nicht für Hilfsmittel. Anlage 3 (Schlüsselverzeichnisse) Version 22, Stand 23.09.2026.
- Anhang 1 zur Anlage 1 (Datenübermittlung), Stand 31.08.2017: Dateinamen. Anhang 3 (Kostenträgerdatei) Version 10, Stand 14.04.2026, ab 01.02.2027.
- Richtlinien nach § 302 Abs. 2 SGB V vom 20.11.2006: § 2 und § 4 Urbelege, § 7 Abrechnung und Zahlung innerhalb von 4 Wochen.
- Gemeinsame Grundsätze Technik: Anlage 2 Auftragsdatei, Stand 10.10.2024; Anlage 16 Security-Schnittstelle, Stand 02.09.2025, gültig ab 01.01.2026.