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E-Rechnung im B2B: was ab 2027 gilt — und was frei bleibt.
Zum 01.01.2027 muss die Ausgangsrechnung an andere Unternehmen ein strukturierter Datensatz sein, kein PDF. Für ein Sanitätshaus ist die zweite Hälfte des Satzes die wichtigere: der größte Teil Ihres Umsatzes ist davon gar nicht betroffen.
Was genau verlangt wird
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF und auch kein gescanntes Papier. Sie ist ein Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland praktisch XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (ein PDF mit eingebettetem XML). Maßgeblich ist das XML; das PDF daneben ist die Lesefassung für Menschen.
Die Pflicht kommt in zwei Stufen, und die erste läuft längst:
| Seit / ab | Wen es trifft | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | jeden Unternehmer, ohne Schwelle | Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Das XML-Original ist das Original und gehört acht Jahre revisionssicher archiviert — nicht der Ausdruck. |
| 01.01.2027 | Aussteller mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | B2B-Ausgangsrechnungen über 250 € nur noch strukturiert. |
Die 250-€-Grenze ist die Kleinbetragsgrenze aus § 33 UStDV. Darunter bleibt die vereinfachte Rechnung zulässig — was in der Praxis den Tresenverkauf an einen Gewerbetreibenden meint, nicht die Quartalsrechnung an ein Pflegeheim.
Was ausdrücklich nicht betroffen ist
An GKV-Kassen und an Berufsgenossenschaften ist die E-Rechnung keine Pflicht. Der §-302-Datenträgeraustausch bleibt der Weg, und er ist ein anderes Format.
Der Grund liegt im Empfänger: Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Eine gesetzliche Krankenkasse nimmt die Leistung als Körperschaft des öffentlichen Rechts im nichtunternehmerischen Bereich ab — sie ist damit keine B2B-Empfängerin im Sinne der Vorschrift. Für die Abrechnung nach § 302 SGB V ändert sich durch die E-Rechnungspflicht nichts; dort gilt weiter die Technische Anlage TP5, und deren eigener Termin ist ein anderer (V22 ab Februar 2027).
Bei den Berufsgenossenschaften ist es eine Frage des Verfahrens: Die BGHM etwa nimmt SGB-VII-Heilverfahren ausdrücklich von ihrem E-Rechnungs-Kanal aus. Wer dort abrechnet, prüft das für seine BG einmal nach und hat die Frage vom Tisch.
Nicht verwechseln: umsatzsteuerfrei ist das alles nicht. Hilfsmittel sind steuerpflichtig, mit 7 oder 19 % je nach Position. Es geht hier allein um die Frage, in welchem Format die Rechnung ausgestellt sein muss.
Wen es im Sanitätshaus dann noch trifft
Übrig bleibt genau die Gruppe, die in vielen Häusern nebenher läuft und selten eine eigene Rechnungsstrecke hat:
- Arbeitsschutz und Firmenkunden — Sicherheitsschuhe, Einlagen für den Betrieb, Arbeitsplatzberatung. Hier steht eine USt-IdNr. auf der Gegenseite, und hier greift die Pflicht voll.
- Heime, Kliniken, Werkstätten, Pflegedienste als Selbstzahler-Institutionen — sofern sie unternehmerisch beziehen.
- Miet- und Wartungsverträge über Pflegebetten, Lifter, Rollstühle an Einrichtungen.
- Weiterberechnungen an Kollegenbetriebe, etwa bei Zulieferungen aus der eigenen Werkstatt.
Das ist oft ein einstelliger Prozentsatz der Rechnungen — und genau deshalb die teure Stelle: eine Handvoll Belege im Monat rechtfertigt kein Projekt, muss aber trotzdem normgerecht sein. Wer hier von Hand ein PDF baut, hat ab 2027 einen Formfehler mit Vorsteuerfolge beim Kunden.
Die stille Falle ist die Umsatzschwelle: 800.000 € Vorjahresumsatz klingt nach einer Grenze für Große. Ein Haus mit zwei Filialen und fünfzehn Leuten reißt sie regelmäßig. Wer 2026 darüber liegt, ist am 01.01.2027 dabei.
Was man vorher tun kann
- Den Empfang prüfen, nicht annehmen. Die Empfangspflicht läuft seit Januar 2025. Praktisch heißt sie: ein Postfach, das XML-Anhänge annimmt, und ein Ablageweg, der das XML behält statt es in ein PDF zu drucken. Die Frage lautet nicht „können wir E-Rechnungen lesen", sondern „wo liegt das XML einer Lieferantenrechnung von letztem Monat".
- Die Firmenkunden einmal zählen. Wie viele Rechnungen im Jahr gehen an Empfänger mit USt-IdNr., und über welchem Betrag? Diese Zahl entscheidet, ob es ein Modul braucht oder ein Formular.
- Eine Testrechnung validieren lassen. Für XRechnung gibt es einen amtlichen Prüfer der KoSIT. Eine Rechnung, die dort ohne Befund durchläuft, ist normgerecht — das ist eine belastbare Antwort, im Gegensatz zu „unser Programm kann das".
- Die USt-IdNr. der Firmenkunden erfassen, bevor die erste Pflichtrechnung ansteht. Ohne sie fehlt der Norm ein Pflichtfeld, und die Rechnung fällt beim Empfänger durch die Eingangsprüfung.
In Ortavis ist die Firmenkunden-Gruppe deshalb eine eigene Sicht: dort entsteht die XRechnung, dort fehlt die Rechnung ohne USt-IdNr. laut und nicht still, und der Termin steht mit derselben Quelle im Fristen-Radar wie hier.
Fundstellen
- § 14 Abs. 2 UStG in der ab 2025 geltenden Fassung — Definition der E-Rechnung und die Stufen der Ausstellungspflicht.
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung, Grenze 250 €.
- EN 16931 — europäische Norm für die semantische Struktur; XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 sind konforme Ausprägungen.
- § 302 SGB V mit der Technischen Anlage TP5 — der unveränderte Weg für die Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen.
- Für die Berufsgenossenschaften gibt es keine einheitliche Regelung: die Ausnahme für SGB-VII-Heilverfahren ist beim jeweiligen Träger zu prüfen. Hier zitiert nach der Verfahrensbeschreibung der BGHM.