Stufen der Einführung
| Datum | Geltungsbereich | Regelung |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen | Empfang elektronischer Rechnungen ist Pflicht. Der Empfänger muss nicht mehr zustimmen. |
| 01.01.2027 | Aussteller mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr | Rechnungen über Umsätze ab diesem Tag an inländische Unternehmen sind als E-Rechnung auszustellen. Wer unter der Grenze liegt, darf 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format wie PDF schicken. |
| 01.01.2028 | alle Aussteller | Die Pflicht gilt unabhängig vom Umsatz. Rechnungen im EDI-Verfahren sind bis zum 31.12.2027 weiter zulässig. |
Maßgeblich für die Grenze von 800.000 € ist der Gesamtumsatz des Unternehmens im Jahr 2026, nicht der Umsatz mit Geschäftskunden.
Eingegangene E-Rechnungen sind im strukturierten Originalformat unveränderbar aufzubewahren. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht ersetzt das Original nicht. Rechnungen sind Buchungsbelege; für sie gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz). Ab welchem Jahrgang die kürzere Frist für Ihre Belege gilt, lassen Sie am besten von Ihrer Steuerberatung bestätigen.
Format nach EN 16931
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Zulässig sind vor allem zwei Formate:
- XRechnung: reines XML in der Syntax UBL oder UN/CEFACT CII. Aktuell ist Version 3.0.2 (Bundle vom 31.08.2026); Version 3.0 bleibt mindestens bis 31.07.2027 gültig.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Bei Abweichungen gilt der strukturierte Teil. Aktuell ist Version 2.5.2.
Die Norm benennt jedes Feld als Geschäftsbegriff (BT) und jede Feldgruppe als Gruppe (BG). Aufbau einer XRechnung in der Syntax UBL 2.1:
| Feld | Element | Inhalt |
|---|---|---|
| BT-24 | CustomizationID | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 |
| BT-1 | ID | Rechnungsnummer |
| BT-2 | IssueDate | Rechnungsdatum |
| BT-3 | InvoiceTypeCode | 380 Rechnung, 384 Korrekturrechnung |
| BT-5 | DocumentCurrencyCode | EUR |
| BT-10 | BuyerReference | Käuferreferenz, in der XRechnung Pflicht |
| BG-4 | AccountingSupplierParty | Rechnungssteller: BT-27 Name, BT-31 USt-IdNr. oder BT-32 Steuernummer, BG-6 Kontakt (in der XRechnung Pflicht) |
| BG-7 | AccountingCustomerParty | Rechnungsempfänger: BT-44 Name, BT-48 USt-IdNr. (bei Inlandsumsätzen freiwillig) |
| BG-16 | PaymentMeans | BT-81 Zahlungsart, BT-84 IBAN |
| BG-23 | TaxTotal / TaxSubtotal | je Steuersatz: BT-116 Basis, BT-117 Steuer, BT-118 Kategorie, BT-119 Satz |
| BG-22 | LegalMonetaryTotal | BT-106 Summe der Positionen, BT-109 netto, BT-110 Steuer, BT-112 brutto, BT-115 Zahlbetrag |
| BG-25 | InvoiceLine | je Rechnungsposition: BT-126 Nummer, BT-129 Menge, BT-131 Nettobetrag, BT-153 Bezeichnung, BT-146 Nettopreis, BT-151 Steuerkategorie, BT-152 Steuersatz |
Hilfsmittel werden je nach Produkt mit 7 % oder 19 % besteuert; legen Sie den Satz je Artikel fest. Eine Rechnung mit beiden Steuersätzen enthält zwei Einträge in der Steueraufschlüsselung (BG-23), und die Summen müssen rechnerisch zu den Positionen passen. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt für die XRechnung einen Validator mit Prüfregeln bereit. Eine Rechnung, die dort ohne Befund geprüft wird, entspricht der Norm.
Betroffene Rechnungen im Sanitätshaus
Die Pflicht gilt für Leistungen an ein anderes inländisches Unternehmen für dessen Unternehmen. Sie gilt auch, wenn der Empfänger nur steuerfreie Umsätze hat, etwa eine Arztpraxis oder eine Pflegeeinrichtung. Typische Fälle:
- Betriebe und Firmenkunden: Arbeitsschutz, Sicherheitsschuhe, orthopädischer Fußschutz, Einlagen im Rahmen der betrieblichen Versorgung.
- Pflegeeinrichtungen, Kliniken, Arztpraxen, Pflegedienste: Lieferungen und Praxisbedarf auf Rechnung der Einrichtung.
- Miet- und Wartungsverträge mit Einrichtungen, zum Beispiel über Pflegebetten, Lifter oder Rollstühle.
- Leistungen an andere Betriebe, zum Beispiel Werkstattleistungen für ein anderes Sanitätshaus.
Ausgenommene Rechnungen
| Rechnung | Regelung |
|---|---|
| Gesetzliche Krankenkassen | Abrechnung im elektronischen Datenaustausch nach § 302 SGB V (Version 22 ab 01.02.2027). Die Kassen beziehen Hilfsmittel für ihre Versicherten nicht als Unternehmer, und das Verfahren nach § 302 ist das vereinbarte elektronische Format. Eine ausdrückliche Aussage des Bundesfinanzministeriums oder des GKV-Spitzenverbands dazu gibt es nicht; die Einordnung ist abgeleitet. |
| Gesetzliche Unfallversicherung | Die Abrechnung läuft im Verfahren des jeweiligen Trägers. Nach Hinweisen der Unfallversicherungsträger sind Leistungen nach dem SGB VII (Heilbehandlung, Rehabilitation, Heil- und Hilfsmittel) von ihrem E-Rechnungs-Eingang ausgenommen. Eine allgemeine amtliche Regel dazu gibt es nicht; fragen Sie im Zweifel beim Träger nach. |
| Privatkunden | Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter die Pflicht. |
| Kleinbetragsrechnungen | Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) dürfen weiter als sonstige Rechnung, also auf Papier oder als PDF, ausgestellt werden. |
Das Format der Rechnung ändert nichts an der Steuerpflicht. Die Ausnahmen betreffen nur die Form der Rechnung, nicht die Umsatzsteuer auf die Leistung.
Vorbereitung im Betrieb
- Empfang und Ablage prüfen: Eingehende XML-Rechnungen, etwa von Lieferanten, müssen angenommen und im Originalformat archiviert werden.
- Geschäftskunden kennzeichnen: Kunden, die als Unternehmen kaufen, im Kundenstamm als solche führen, mit vollständiger Rechnungsanschrift und Käuferreferenz.
- Gesamtumsatz 2026 feststellen: Er entscheidet, ob die Pflicht für Umsätze ab 2027 oder erst ab 2028 gilt.
- Testrechnung prüfen: Eine Musterrechnung mit beiden Steuersätzen mit dem Validator der KoSIT prüfen.
Häufige Fragen
- Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
- Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen an andere Unternehmen. Wer einem Verbraucher eine Rechnung stellt, bleibt beim bisherigen Format.
- Was passiert, wenn ich weiter Papier an einen Geschäftskunden schreibe?
- Dann erfüllt die Rechnung die Formpflicht nicht. Ihr Kunde braucht eine ordnungsgemäße Rechnung für seinen Vorsteuerabzug und kann auf einer E-Rechnung bestehen. Wer ausstellen muss, sollte den Umstieg nicht von der Rückfrage des Kunden abhängig machen.
- Muss ich als kleines Haus überhaupt etwas tun?
- Empfangen ja, das gilt seit dem 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmen. Für das Ausstellen entscheidet der Gesamtumsatz des Vorjahres: Bei höchstens 800.000 € bleibt bis zum 01.01.2028 Zeit.
- Sind Rechnungen an Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften betroffen?
- Mit den Krankenkassen rechnen Sie weiter nach § 302 SGB V ab. Die Unfallversicherungsträger nehmen Leistungen nach dem SGB VII nach eigenen Hinweisen von ihrem E-Rechnungs-Eingang aus. Betroffen sind Rechnungen an Geschäftskunden, etwa Leistungen für einen Arbeitgeber.
Rechtsgrundlagen und Normen
- § 14 Abs. 1 und 2 UStG: Begriff der elektronischen Rechnung und Pflicht zur Ausstellung. § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregeln bis 31.12.2026 und 31.12.2027. § 14b UStG und § 147 AO: Aufbewahrung.
- § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 €.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, überarbeitete Fassung des Schreibens vom 15.10.2024.
- EN 16931: semantisches Datenmodell der elektronischen Rechnung. XRechnung 3.0.2 (KoSIT, Bundle 31.08.2026) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, aktuell 2.5.2, sind konforme Formate.
- § 302 SGB V: Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer mit den gesetzlichen Krankenkassen.
- Hinweise der Unfallversicherungsträger zum E-Rechnungs-Eingang: Leistungen nach dem SGB VII sind ausgenommen.