Was übernommen werden muss
| Bereich | Inhalt | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Kunden | Name, Anschrift, Krankenkasse, Versichertennummer, Kontaktweg | Doppelte Einträge vor dem Export bereinigen; Werbesperren und Einwilligungen mitnehmen. |
| Artikel | Artikelstamm mit Hilfsmittelnummer, Lieferant, Einkaufs- und Verkaufspreis, Bestand je Standort | Die Abrechnung verwendet die Bezeichnungen des Hilfsmittelverzeichnisses (§ 302 Abs. 1 SGB V). Lieferantenpreise lassen sich oft neu aus DATANORM oder Preisliste einlesen. |
| Offene Versorgungen | Verordnung, Kostenvoranschlag, Genehmigung mit Nummer, Stand der Werkstatt | Der Versorgungsbeginn entscheidet, ob der Vertragspreis um 3 % gemindert wird: für Versorgungen, die 2027 oder 2028 beginnen (§ 127 Abs. 1b SGB V). Er muss deshalb mitgehen. |
| Wiedereinsatz | Kasseneigene Hilfsmittel im Umlauf: Kasse, Seriennummer, Standort, Prüfdatum | Ohne diese Liste weiß niemand, welches Pflegebett bei welchem Kunden steht. |
| Verträge | Beigetretene Verträge je Kasse mit Leistungserbringergruppenschlüssel | Der Schlüssel aus Abrechnungscode und Tarifkennzeichen steht im Vertrag und gehört in jede Abrechnung (Leistungserbringergruppenschlüssel prüfen). |
| Dokumente | Rechnungen, Erklärungen zu Sonderanfertigungen, Messdateien, elektronische Verordnungen | Rechnungen acht Jahre aufbewahren, E-Rechnungen als Originaldatei; Erklärungen nach MDR mindestens zehn Jahre. Der Fachdienst löscht eine elektronische Verordnung 100 Tage nach der Abgabe (§ 360 Abs. 11 SGB V), die eigene Ablage muss sie halten. |
Abgeschlossene Versorgungen aus früheren Jahren müssen nicht zwingend in das neue Programm. Sie müssen aber lesbar bleiben, solange die Aufbewahrungsfristen laufen. Welche Fristen das sind, steht weiter unten.
Der richtige Zeitpunkt
Drei Stichtage bestimmen 2027 den Termin eines Wechsels:
- 01.01.2027: neue Zuzahlung (10 %, mindestens 7,50 €, höchstens 15 €, maßgeblich ist der Leistungstag), Minderung um 3 % für Versorgungen, die ab dann bis Ende 2028 beginnen, und für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz die E-Rechnung an Geschäftskunden. Ein Wechsel zum Jahresbeginn bündelt diese Änderungen in einem Programm. Ein Änderungsantrag im Bundestag würde die Minderung an den Rechnungseingang knüpfen; beschlossen ist er nicht (Stand 08.10.2026).
- 01.02. bis 30.04.2027: Umstellung der Abrechnungsdaten auf Version 22. Maßgeblich ist das Erstelldatum der Datei: Ab 01.02.2027 darf, ab 01.05.2027 muss sie in Version 22 sein. Legen Sie den Wechsel so, dass nur ein Programm diese Umstellung mitmachen muss.
- 01.07. und 01.10.2027: elektronische Verordnung nach geltendem Recht und Anschluss an die Telematikinfrastruktur. Das neue Programm muss Verordnungen dann abrufen können. Der Kabinettsentwurf des GeDIG vom 15.07.2026 verschiebt die Pflicht zur elektronischen Verordnung auf den 01.07.2030; der Anschluss bis 01.10.2027 bleibt.
Innerhalb des Monats gilt: Die Umstellung folgt auf eine Sammelrechnung, nicht auf den Monatsersten. Eine Abrechnung sollte vollständig aus einem Programm kommen. Die Kostenträgerdateien tragen je Kassenart ein eigenes Gültigkeitsdatum; das neue Programm braucht zum Umstellungstag den gültigen Stand (Aufbau der Kostenträgerdatei).
Migrationsprobe, Parallelbetrieb, Umstellung
- Migrationsprobe. Ein Export aus dem heutigen Programm wird in das neue eingelesen: Kunden, Artikel, offene Versorgungen. Sie sehen, was angekommen ist und was fehlt, bevor Sie etwas unterschreiben.
- Parallelbetrieb. Neue Versorgungen entstehen im neuen Programm, laufende werden im alten zu Ende geführt. Das dauert so lange, bis die erste Abrechnung nach § 302 aus dem neuen Programm von den Datenannahmestellen angenommen ist.
- Umstellung. Erst danach wird das alte Programm für neue Buchungen geschlossen. Es bleibt lesbar oder wird vollständig exportiert.
Wer über ein Abrechnungszentrum abrechnet, klärt vorher, ob das Zentrum die Lieferung aus dem neuen Programm annimmt und ab wann. Wer direkt abrechnet, richtet im neuen Programm das Zertifikat für den verschlüsselten Datenaustausch ein, das das ITSG Trust Center auf Ihr IK ausstellt. Seit 02.01.2026 gilt es nur noch ein Jahr (ITSG-Zertifikat).
Die Umstellung ist geschafft, wenn Geld aus einer Abrechnung des neuen Programms eingeht, nicht, wenn die Daten übertragen sind.
Datenherausgabe im Vertrag
Die Frage, wie Ihre Daten wieder herauskommen, gehört in den Vertrag mit dem neuen Anbieter, bevor sie hineingehen. Verarbeitet der Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag, muss der Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO vorsehen, dass er nach Ende der Leistung alle personenbezogenen Daten nach Ihrer Wahl zurückgibt oder löscht.
Das Gesetz nennt weder Format noch Frist noch Kosten. Regeln Sie deshalb schriftlich:
- einen vollständigen Export in einem offenen Format wie CSV oder XML, mit Beschreibung der Felder,
- Dokumente und Messdateien im Originalformat,
- die Frist, in der der Export nach der Kündigung bereitsteht,
- die Kosten des Exports, oder dass er nichts kostet.
Läuft das neue Programm in der Cloud, gilt außerdem § 393 SGB V: Verarbeitung in Deutschland, in der EU, einem gleichgestellten Staat oder einem Staat mit Angemessenheitsbeschluss der EU, eine Niederlassung des Anbieters in Deutschland und ein aktuelles C5-Testat oder ein gleichwertiger Nachweis. Fragen Sie beim bisherigen Anbieter früh nach demselben Export. Die Checkliste zur Auswahl führt diese Punkte unter Datenhoheit und Hosting.
Aufbewahrung nach dem Wechsel
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse | zehn Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege | acht Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Rechnungen | acht Jahre, E-Rechnungen als Originaldatei | § 14b Abs. 1 UStG |
| Geschäftsbriefe | sechs Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Erklärung zur Sonderanfertigung | mindestens zehn Jahre, implantierbar 15 Jahre | Verordnung (EU) 2017/745, Anhang XIII Abschnitt 4 |
Die Frist für Buchungsbelege und Rechnungen wurde zum 01.01.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Ob ein älterer Beleg schon darunter fällt, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerbüro.
Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der Frist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Ein Ausdruck lässt sich nicht maschinell auswerten. Halten Sie entweder einen Lesezugang zum alten Programm vor oder einen vollständigen Export, der sich auswerten lässt.
Für den Wechsel selbst gibt es eine Erleichterung: Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Bis dahin muss das Finanzamt bei einer Außenprüfung auch Einsicht nehmen und die Daten auswerten lassen können (§ 147 Abs. 6 AO).
Häufige Fragen
- Wie lange dauert der Parallelbetrieb?
- So lange, bis die erste Sammelrechnung aus dem neuen Programm angenommen und bezahlt ist. Wie viele Tage das sind, hängt von Ihrem Abrechnungsrhythmus ab, nicht von der Software.
- Was passiert mit Versorgungen, die im alten Programm genehmigt wurden?
- Die Genehmigung liegt bei der Krankenkasse und bleibt gültig. Das neue Programm braucht Genehmigungsnummer, Versorgungsbeginn und Leistungserbringergruppenschlüssel, damit die Abrechnung stimmt.
- Muss das alte Programm weiterlaufen?
- Nicht zwingend. In den ersten fünf Kalenderjahren nach der Umstellung muss das Finanzamt bei einer Außenprüfung in die Daten Einsicht nehmen und sie auswerten können, etwa über einen Lesezugang zum alten Programm oder über ein System, in das die Daten auswertbar übernommen wurden. Danach genügt ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO).
- Wann ist der ungünstigste Zeitpunkt für einen Wechsel?
- Zwischen dem 01.02. und dem 30.04.2027, wenn dadurch beide Programme die Umstellung auf Version 22 mitmachen müssen. Und immer mitten in einem Abrechnungszeitraum.
Rechtsgrundlagen
- § 302 Abs. 1 und 2 SGB V: Abrechnung mit den Bezeichnungen des Hilfsmittelverzeichnisses; Rechenzentren dürfen beauftragt werden. Technische Anlagen 1 und 3, Version 22, ab 01.02.2027, Version 21 bis 30.04.2027 nach Erstelldatum der Datei (gkv-datenaustausch.de). Anlage 3, Abschnitt 8.1.5: Leistungserbringergruppenschlüssel aus Abrechnungscode und Tarifkennzeichen.
- § 61 und § 127 Abs. 1b SGB V: Zuzahlung ab 01.01.2027 und Minderung um 3 % nach Versorgungsbeginn (GKV-BStabG, BGBl. 2026 I Nr. 228).
- § 360 Abs. 7, 8 und 11 SGB V: elektronische Verordnung, Anschluss an die Telematikinfrastruktur, Löschung im Fachdienst. Kabinettsentwurf GeDIG vom 15.07.2026. § 393 SGB V: Cloud-Einsatz im Gesundheitswesen.
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28 Abs. 3 lit. g: Rückgabe oder Löschung nach Ende der Auftragsverarbeitung.
- § 147 AO, Abs. 2 und 3: Aufbewahrung, Verfügbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit; Abs. 6: Datenträger nach einem Systemwechsel. § 14b Abs. 1 UStG: Aufbewahrung von Rechnungen.
- Verordnung (EU) 2017/745, Anhang XIII Abschnitt 4: Aufbewahrung der Erklärung zur Sonderanfertigung.