Software für Orthopädietechnik und Orthopädieschuhtechnik.

Eine Kette vom Rezept bis zur Zahlung

Am Anfang steht ein Foto vom Rezept, den Rest macht Ortavis. Jede Versorgung durchläuft dieselben Schritte: Rezept, Kostenvoranschlag, Genehmigung, Werkstatt, Abgabe, Abrechnung und Zahlung. Braucht ein Hilfsmittel keine Genehmigung, geht es vom Rezept direkt in die Werkstatt. Jeder im Team sieht, wo eine Versorgung steht und was als Nächstes kommt.

Ortavis wendet dabei Gesetze, Verträge und Formate an, damit niemand im Team sie kennen muss. Die Abrechnung nach § 302 SGB V geht an die richtige Annahmestelle. Auf der Seite „Heute“ steht, wo Geld liegen bleibt: fällige Nachversorgungen, Abgegebenes, das noch nicht abgerechnet ist, Kostenvoranschläge, auf die die Kasse nicht antwortet, und Vorgänge, die zu lange liegen.

Das Werkstattbrett

Die Werkstatt sieht ihre Aufträge in vier Spalten: Vorbereitung (Maß, Aufmaß, Prüfung für den Wiedereinsatz), In Arbeit (Fertigung, Anpassung, Montage), Draußen (beim Fremdfertiger) und Anprobe & Abnahme. Jede Karte nennt Kunde, Versorgung, Bearbeiter und den nächsten Schritt. Eine Karte wandert per Zug in die nächste Spalte oder per Scan.

Für den Scan druckt Ortavis zu jedem Vorgang einen Strichcode für den Begleitschein und je Arbeitsschritt eine Karte für die Werkbank. Ein Handscanner tippt wie eine Tastatur, mehr Technik braucht es nicht. Was ein Klick nicht darf, darf ein Scan auch nicht: Die Reihenfolge der Schritte bleibt dieselbe.

Nicht jede Versorgung läuft geradeaus. Ortavis kennt die Umwege der Werkstatt als eigene Schritte: an den Fremdfertiger geben und die Ware zurücknehmen, Nacharbeit nach der Anprobe, Nachgenehmigung bei der Krankenkasse, wenn sich die Versorgung ändert.

3D-Scan am Vorgang

Ortavis liest STL-Dateien, binär und als Text, und legt sie in die Mess-Mappe des Vorgangs. Beim Einlesen prüft das Programm, ob die Datei vollständig ist, und bestimmt die Einheit aus dem Hüllquader, denn eine STL nennt keine. Der Scan ist im Browser drehbar, daneben stehen Einheit, Maße und Fußlänge.

Aus Fußlänge und getragener Schuhgröße schlägt Ortavis die Größe des Rohlings vor und wählt ihn aus dem Artikelstamm. Passen Fuß und Schuh nicht zusammen, sagt das Programm es. Wie Einheit, Fußlänge und Schuhgröße zusammenhängen, steht in der Referenz STL-Fußscan: Einheit, Fußlänge und Schuhgröße. Einen einzelnen Scan ohne Programm ansehen und vermessen können Sie unter STL-Datei online öffnen.

Fußdruckmessung

Die Druckmessung liegt neben dem Scan in derselben Mappe. Die Demo zeigt eine medilogic-Messung am Vorgang: Druckverteilung der Sohle, Ganglinie, Zyklogramm und das Maximum je Sensor. So sehen Werkstatt und Beratung dieselbe Messung, ohne Datei auf einem Einzelrechner. Aufbau und Umrechnung der Messdaten erklärt medilogic-Druckmessung: Aufbau des CSV-Exports.

Material und Schaftauftrag

Verbrauchtes Material wird am Vorgang gebucht, der Bestand des Standorts sinkt mit. So stehen die Materialkosten an der Versorgung, und die Auswertung zeigt das Ergebnis je Versorgungsart. Lieferantenkataloge kommen als DATANORM-Datei oder als Preisliste im CSV-Format aus Excel in den Artikelstamm (DATANORM-Datei öffnen).

Für den Schaftmacher füllt Ortavis den Schaftauftrag aus den Vorgangsdaten: Betrieb, Auftragsnummer, Kommission, Modell und Größe. Geht ein Auftrag an einen Fremdfertiger, steht er in der Spalte Draußen, bis die Ware zurück ist.

Sonderanfertigung nach MDR

Wer ein Hilfsmittel nach schriftlicher Verordnung eigens für einen Patienten fertigt, ist Hersteller einer Sonderanfertigung nach der Medizinprodukteverordnung, der Verordnung (EU) 2017/745 (MDR). Typische Fälle sind der orthopädische Maßschuh, die Einlage als Sonderanfertigung (08.03.07) und die handwerklich gebaute Orthese oder der Prothesenschaft.

• Erklärung vor der Abgabe: Der Betrieb stellt eine Erklärung nach Anhang XIII aus und gibt sie dem Patienten (Art. 52 Abs. 8). Sie nennt Hersteller und Fertigungsstätte, das Produkt, den Patienten mit Name, Kürzel oder Nummer, die verordnende Person und die Merkmale laut Verordnung. Sie erklärt, dass das Produkt die grundlegenden Sicherheits- und Leistungsanforderungen erfüllt, oder welche nicht und warum.
• Aufbewahrung: Erklärung und Herstellungsdokumentation mindestens zehn Jahre, bei implantierbaren Produkten 15 Jahre.
• Kennzeichnung: Die Angabe „Sonderanfertigung“, aber kein CE-Kennzeichen und keine UDI, die eindeutige Produktkennung.
• Verantwortliche Person: Auch ein kleiner Betrieb braucht dauerhaft Zugriff auf eine Person, die für die Einhaltung der Regulierungsvorschriften verantwortlich ist (Art. 15). Bei Sonderanfertigungen genügen dafür zwei Jahre Berufserfahrung in der Herstellung.
• Vorkommnisse: Schwerwiegende Vorkommnisse meldet der Betrieb an das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM); Erfahrungen nach der Abgabe werden dokumentiert.

Ortavis erstellt diese Erklärung aus dem Vorgang: Hersteller und Fertigungsstätte, Produkt mit Hilfsmittelnummer, Patient, verordnende Person, die Erklärung zu den grundlegenden Sicherheits- und Leistungsanforderungen. Die Erstellung wird im Verlauf des Vorgangs vermerkt. Vor der Abgabe prüft und unterschreibt die verantwortliche Person.

Offen ist, ob Einlagen aus einem industriellen Rohling (08.03.01 bis 08.03.04) als Sonderanfertigung gelten; das legt jeder Betrieb für sich fest. Was die Erklärung im Einzelnen enthalten muss, steht unter Sonderanfertigung nach MDR.

Folgeversorgung und Wechselpaar

Orthopädische Schuhe und Einlagen kommen wieder. Die Ansicht Nachversorgung nennt je Kunde den Anlass: Wechselpaar möglich, Ersatz möglich oder eine Schuhart, die nie versorgt wurde. Vorgeschlagen wird nur, wer in die Erinnerung eingewilligt hat, auf dem Weg, den er angekreuzt hat.

Die Fristen sind Untergrenzen, keine Ansprüche: Ob versorgt wird, entscheiden Indikation, Verordnung und Krankenkasse. Bei Kindern sind die Abstände wegen des Wachstums kürzer. Grundlage sind die Produktgruppen 08 und 31 des Hilfsmittelverzeichnisses und § 6 Abs. 8 der Hilfsmittel-Richtlinie zur Mehrfachausstattung; einzelne Verträge setzen engere Grenzen. Die Fristen je Versorgung stehen unter Einlagen, Maßschuhe, Kompression: wann die nächste Versorgung ansteht, die Positionen unter Produktgruppe 08 Einlagen und Produktgruppe 31 Schuhe.

Häufige Fragen

Welche Scanner werden unterstützt?

Jeder Scanner, der STL ausgibt, binär oder als Text. Die Einheit bestimmt Ortavis aus der Geometrie, deshalb spielt es keine Rolle, ob der Scanner in Millimetern, Zentimetern, Metern oder Zoll speichert. Liegt ein Maß außerhalb der Bereiche eines Fußes, weist das Programm darauf hin.

Kann ich nur die Werkstatt mit Ortavis führen?

Ortavis kann neben Ihrer bisherigen Software laufen, und nicht benötigte Module lassen sich abschalten. Werkstatt und Abrechnung an einem Vorgang zeigen ihren Nutzen aber erst zusammen, weil die Werkstatt dann sieht, was genehmigt ist.

Läuft das Werkstattbrett auf dem Tablet?

Ja. Ortavis läuft im Browser, auch auf Tablet und Telefon, und arbeitet bei einem Internetausfall weiter.

Wer unterschreibt die Erklärung zur Sonderanfertigung?

Der Hersteller, also Ihr Betrieb, durch die verantwortliche Person. Ortavis füllt die Erklärung aus den Vorgangsdaten aus und hält fest, wann sie erstellt wurde.